Zbędna formalność i strata czasu? Brief, bo o nim mowa, z pewnością nie jest czymś niepotrzebnym. Przeciwnie – brief to narzędzie, które ułatwia komunikację z agencją marketingową.
Czym jest ten brief?!
Brief to dokument, który pozwala agencji marketingowej poznać oczekiwania i potrzeby klienta, dowiedzieć się więcej o firmie oraz pomaga wyznaczyć cele, a także zaplanować ramowy plan i strategię działania. Warto zwrócić uwagę, na fakt, że brief jest cenny także dla nas! Dlaczego? Ponieważ po pierwsze pomaga zweryfikować oczekiwania, wybrać priorytety, przeanalizować mocne i słabe strony projektu, uporządkować myśli, a po drugie – dokument pozwala kontrolować przebieg współpracy z agencją marketingową. Zatem brief jest jak papierek lakmusowy!
Czyli bez briefu się nie da? Oczywiście, że się da, ale ryzykujemy, że we współpracę wkradnie się chaos. A poza tym w końcu i tak będziemy musieli przedstawić agencji oczekiwania, podstawowe informacje o firmie i inne niezbędne dane. Niech więc brief będzie drogowskazem, który wyraźnie określa oczekiwania wobec wykonawcy zlecenia, dzięki któremu podejmowane przez agencję działania będą spójne z założeniami, a efekt usatysfakcjonuje obie strony.
Brief krok po kroku
Wiele agencji udostępnia gotowy wzór w formie formularza, który wystarczy wyłącznie wypełnić. Wtedy zadanie jest proste. Jeśli jednak mamy stworzyć brief od podstaw to musimy wiedzieć, co musi się w nim znaleźć.
Pierwszy element to podstawowe informacje o firmie, zawierające między innymi dane kontaktowe, w tym do osób odpowiedzialnych za działania marketingowe oraz linki do strony www i do profilów w social media. Następnie należy przejść do konkretnego projektu opisując jego istotę. Opis projektu musi zawierać cele jakie firma chce osiągnąć, przedstawienie marki i produktów, informacje o grupie docelowej, hasło przewodnie marki, jej historię, mocne i słabe strony, preferencje w zakresie komunikacji, stylistyki, estetyki, etc. Trzeba też określić wymagania, jak i wymienić ograniczenia narzucane przez politykę firmy. Trzeci element to określenie otoczenia rynkowego. Do podjęcia skutecznych działań ważna jest wiedza na temat rozwiązań konkurencyjnych, charakterystyki branży, aktualnej sytuacji na rynku. W ten sposób unikniemy powtarzania działań konkurencji, których nie chcemy powielać, możemy skupić się na wyróżnikach, określimy obszary wymagające usprawnienia. W briefie należy także planowany budżet i ustalić ramowy harmonogram działania oraz określić zasady akceptacji wykonania usługi marketingowej. Oczywiście jest to lista otwarta, więc w briefie można przedstawić również inne istotne informacje.
Warto pisać krótko, zwięźle, bez zbędnych ozdobników i pustych sformułowań. Dokument ma być zrozumiały dla każdego, również dla osób spoza branży, oraz spójny. A jego długość? Zazwyczaj niezbędne informacje można zmieścić na jednej, maksymalnie dwóch stronach A4.
Tak przygotowany brief pozwoli rozpocząć współpracę z agencją marketingową, zaoszczędzić obu stronom czas na każdym etapie współpracy, podjąć skuteczne działania, w zasięgu możliwości finansowych firmy. Dlatego tworząc dokument należy postawić na fakty, konkrety, szczerość oraz transparentność – tylko to umożliwi osiągnięcie sukcesu.
